Comment archiver le courrier dans Outlook 2016

Comment archiver le courrier dans Outlook 2016

Logiciel

Chaque jour, votre compte est inondé de nouveaux e-mails, ce qui encombre votre boîte de réception et augmente également la taille de votre fichier Outlook. Utilisez la fonction d'archivage d'Outlook 2016 pour éviter que votre boîte aux lettres ne devienne incontrôlable. Lorsque vous archivez un e-mail, il enregistre les messages dans un autre fichier de données Outlook (.pst), que vous pouvez ouvrir à tout moment. Pendant ce temps, le fichier Outlook avec lequel vous travaillez tous les jours reste maigre et méchant.

Comment ajuster les paramètres d'archivage automatique d'Outlook 2016

Par défaut, Outlook archive automatiquement et régulièrement les anciens éléments. Vous pouvez toutefois modifier la fréquence d'archivage d'Outlook, l'emplacement de stockage du fichier d'archive et d'autres options.

1. Allez dans Fichier > Options.

2. Dans la section Avancé, cliquez sur le bouton Paramètres d'archivage automatique….

3. Choisissez les options d'archivage automatique vous voulez ou ne voulez pas. Ici, vous pourrez désactiver l'archivage automatique (décochez la case à côté de 'Exécuter l'archivage automatique tous les [X] jours') ou modifier sa fréquence, déterminer l'ancienneté des éléments avant qu'ils ne soient archivés et définir les anciens éléments comme supprimé au lieu d'être déplacé vers un fichier d'archive .pst.

Quatre. Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications.

Comment archiver manuellement les e-mails dans Outlook 2016

Que l'archivage automatique soit activé ou non dans Outlook, vous pouvez archiver les éléments manuellement - un bon moyen de vider votre boîte de réception tout en enregistrant les messages au cas où vous en auriez besoin plus tard. Suivez ces étapes pour le faire dans Outlook 2016 :

1. Allez dans Fichier > Infos.

deux. Cliquez sur Outils de nettoyage à côté de Nettoyage de la boîte aux lettres et sélectionnez Archiver…

3. Choisissez le dossier vous souhaitez archiver. Outlook enregistrera ce dossier et tous les sous-dossiers en dessous. Si vous choisissez 'Outlook' (le dossier de niveau le plus élevé), tous les éléments d'Outlook seront déplacés vers un nouveau fichier de données.

Quatre. Sélectionnez vos options d'archivage , comme la date de l'article. Vous pouvez modifier l'ancienneté des e-mails (ou d'autres éléments) avant qu'ils ne soient archivés et également choisir ou créer un fichier .pst différent.

5. Cliquez sur OK et Outlook commencera à archiver votre courrier et d'autres éléments, selon le dossier que vous avez sélectionné.

Vous pouvez archiver le courrier dans Outlook quand vous le souhaitez et déplacer le fichier d'archive .pst vers un autre lecteur pour économiser de l'espace. Lorsque vous souhaitez accéder à nouveau à ces anciens e-mails, ouvrez simplement le fichier .pst.

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