Comment co-éditer un document dans Word 2016

Comment co-éditer un document dans Word 2016

L'informatique

Avec Office 2016, Microsoft a introduit une nouvelle fonctionnalité de collaboration très utile dans Word : la co-édition (ou co-création), qui permet à plusieurs personnes de travailler sur un document en même temps. La co-édition est un gain de temps considérable. Au lieu d'avoir à envoyer des documents par courrier électronique et à attendre que l'autre personne apporte des modifications au fichier avant de pouvoir revenir en arrière, plusieurs personnes peuvent modifier le document Word simultanément. Vous pourrez également voir comment quelqu'un d'autre modifie le document caractère par caractère, le tout à partir du programme de bureau plutôt que de devoir compter sur la version Web moins riche en fonctionnalités d'Office (ou Google Docs, qui possède également cette fonctionnalité ).

Pour entrer dans ce mode de collaboration dans Word, vous devez enregistrer le document sur OneDrive, OneDrive Entreprise ou un emplacement SharePoint Online plutôt que dans un dossier local. Les personnes avec lesquelles vous partagez le document peuvent afficher ou modifier le fichier à l'aide de l'application gratuite Word Online ou de Word 2016. (S'ils utilisent d'autres versions de Word - Word 2010, Word 2013 ou Word pour Mac 2011, ils peuvent toujours modifiez le document partagé, mais vous n'obtiendrez pas la collaboration en temps réel et les modifications ne seront visibles par tous qu'après l'enregistrement du fichier.)

1. Enregistrez votre document Word sur OneDrive ou un SharePoint en ligne.

deux. Cliquez sur le bouton Partager dans Word, puis entrez une ou plusieurs adresses e-mail de personnes avec lesquelles vous souhaitez partager.

Quatre. Définissez leurs autorisations sur 'Peut modifier' (sélectionné par défaut).

5. Ajoutez un message si vous le souhaitez et pour 'Partager automatiquement les modifications', choisissez 'Toujours'.

L'option 'Toujours' signifie que les autres verront vos modifications en temps réel au fur et à mesure que vous les ferez. Si vous ou vos co-auteurs choisissez 'Me demander', vous serez invité à partager automatiquement les modifications à l'ouverture du document.

Choisissez 'Oui' pour la co-édition en temps réel.

6. Cliquez sur Partager.

7. Facultatif : modifiez les options de partage pour tous les documents Word partagés. Votre choix de partager automatiquement les modifications affecte Word dans son ensemble, pas seulement le document spécifique sur lequel vous travaillez. Si vous ne souhaitez pas que ce soit la valeur par défaut pour tous les documents que vous partagez, accédez à Fichier> Options et sous l'onglet Général, modifiez la sélection déroulante.

8. Modifier le document avec d'autres en temps réel. Lorsque les personnes que vous avez invitées suivent le lien que vous leur avez envoyé, le document s'ouvre dans leur version de Word ou, s'ils n'ont pas installé le programme de bureau, Word Online. S'ils ont accepté de partager automatiquement les modifications, vous verrez leurs modifications au fur et à mesure qu'elles se produisent. Vous verrez également quand ils entrent ou quittent le document.

Comment Word gère-t-il les collisions, demandez-vous ? Lorsque vous commencez à modifier du texte, Word verrouille cette zone pour empêcher quiconque d'écraser vos modifications. Il fonctionne selon le principe du premier arrivé, premier servi. Si, toutefois, vous et quelqu'un d'autre commencez à modifier le même texte au même moment exact (ou s'ils modifient cette partie sans activer les modifications en temps réel, par exemple, lorsqu'ils sont hors ligne), Word affichera les conflits la prochaine fois que vous enregistrez et vous pouvez choisir lequel conserver.

J'ai trouvé que la fonctionnalité de co-édition dans Word 2016 était un peu plus lente et plus lente que la co-édition dans Word Online et Google Docs, mais c'est toujours agréable d'avoir toutes les fonctionnalités de la version de bureau de Word - tout en travaillant sur documents avec d'autres simultanément.