Comment faire une fusion et publipostage dans Office 2016

Comment faire une fusion et publipostage dans Office 2016

Logiciel

Le publipostage vous permet de transformer facilement un document en plusieurs versions personnalisées et uniques de celui-ci. Vous pouvez utiliser le publipostage dans Office 2016 pour créer des lettres types ou des étiquettes d'adresse, des certificats avec des noms uniques, etc. Voici comment.

Avec le publipostage, vous créez un document dans Word contenant les informations que vous souhaitez voir identiques dans chaque version (telles que l'adresse de retour sur une enveloppe ou le contenu principal de votre e-mail). Vous ajoutez des champs en tant qu'espaces réservés dans le document pour les informations uniques que vous souhaitez mettre à jour (telles que le nom ou l'adresse du destinataire). Au lieu d'avoir à créer manuellement de nouvelles versions du même document et à remplacer ces champs, Word fait tout le travail, en extrayant les informations de vos contacts Outlook, d'une feuille de calcul Excel ou d'une autre source de données pour exécuter le publipostage.

Dans cet exemple, nous utiliserons le publipostage pour créer une lettre destinée à plusieurs destinataires.

1. Assurez-vous que votre liste de contacts est prête . Il est préférable de préparer votre feuille de calcul ou vos contacts Outlook avant de commencer à créer le document afin que le publipostage se déroule sans heurts. Par exemple, que vous utilisiez des contacts Outlook ou une feuille de calcul Excel pour votre source de données, assurez-vous qu'aucune des données ne manque pour les champs que vous allez extraire. Si vous utilisez Outlook et que vous avez un grand nombre de contacts mais souhaitez uniquement utiliser le publipostage pour des contacts spécifiques, vous faciliterez le processus en sélectionnant ces contacts et en les copiant dans un nouveau dossier. (Pour cela, sélectionnez les contacts, faites un clic droit, choisissez Déplacer puis Copier dans un dossier…)

Assurez-vous de modifier les propriétés du dossier de contacts afin qu'il s'affiche en tant que carnet d'adresses e-mail (cliquez avec le bouton droit sur le nouveau dossier de contacts, accédez aux propriétés et cochez 'Afficher ce dossier en tant que carnet d'adresses e-mail').

deux. Créer un nouveau document vierge dans Word.

3. Accédez à l'onglet Envois.

Quatre. Cliquez sur le bouton Démarrer le publipostage et sélectionnez votre type de document. Nous allons commencer par la lettre d'abord.

5. Cliquez sur le bouton Sélectionner les destinataires et choisissez de créer une nouvelle liste , utilisez une liste existante ou choisissez parmi les contacts Outlook. L'option 'Tapez une nouvelle liste…' crée une nouvelle table de données dans Word, mais il est préférable d'utiliser une source externe comme une feuille de calcul ou la liste de contacts dans Outlook afin que les données soient facilement disponibles pour d'autres programmes et à d'autres fins.

6a. Si vous choisissez 'Utiliser une liste existante…', vous serez invité à accédez au fichier sur votre ordinateur, puis confirmez le tableau de données.

6b. Si vous choisissez 'Choisir parmi les contacts Outlook…', il vous sera demandé de choisissez le dossier de contacts Outlook, puis ajoutez ou supprimez des destinataires de la fusion. (C'est pourquoi nous vous avons conseillé à la première étape de créer un nouveau dossier de contacts pour votre publipostage : vous n'aurez pas à faire défiler tous vos contacts dans cette petite boîte.)

7. Créez le contenu de votre document et insérez les espaces réservés. Lorsque vous arrivez à la partie où vous accédez aux informations qui doivent être personnalisées à partir de votre source de données, insérez un espace réservé avec le bouton Insérer un champ de fusion ou l'un des deux raccourcis proposés par Word pour les champs communs : Bloc d'adresse et Ligne de salutation.

8. Utilisez le raccourci Bloc d'adresse. Comme son nom l'indique, le bouton Bloc d'adresse crée un espace réservé pour un nom et une adresse - utile lors de la création de lettres ou d'étiquettes postales ou d'enveloppes. Avec les raccourcis Bloc d'adresse et Ligne de salutation, vous pourrez spécifier ce qui est inséré et prévisualiser à quoi il ressemblera.

Si l'aperçu semble manquer d'informations, comme dans l'aperçu de l'adresse ci-dessus, cliquez sur le bouton Faire correspondre les champs pour indiquer aux mots où se trouvent les données pour les champs manquants.

Lorsque l'aperçu semble correct, cliquez sur OK et Word insère l'espace réservé pour l'adresse.

9. Utilisez le raccourci Ligne de salutation. Le bouton Ligne de salutation ajoute une salutation que vous pouvez formater. Les listes déroulantes vous permettront de choisir d'inclure le nom complet (par défaut), le nom complet avec le titre (par exemple, M. Joshua Randall Jr.), le titre et le nom de famille, juste un prénom, un surnom et d'autres variantes.

Comme avec le raccourci Bloc d'adresse, prévisualisez les résultats du publipostage et utilisez le bouton Fusionner les champs… pour corriger, assurez-vous que vos champs correspondent s'ils ne le sont pas dans l'aperçu.

dix. Insérez d'autres champs dans votre document. Pour les autres espaces réservés dont vous pourriez avoir besoin, cliquez sur Insérer un champ de fusion et sélectionnez le champ que vous souhaitez insérer à ce stade du document. Dans ce cas, j'ai un numéro de compte unique dans ma base de données que je veux ajouter à la lettre, donc je choisis le champ Numéro de compte et clique sur Insérer.

Onze. Prévisualiser les résultats de la fusion après avoir terminé le document et inséré tous vos champs en cliquant sur le bouton Aperçu des résultats.

Vous pouvez formater n'importe quel texte d'espace réservé, comme ajuster l'espacement des lignes, en sélectionnant le texte et en le formatant comme vous le feriez pour tout autre contenu. Dans l'onglet Mailings, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour vérifier tous les résultats du publipostage.

12. Si tout semble bon, cliquez sur le bouton Terminer et fusionner et vous pouvez imprimer des documents individuels, les envoyer sous forme de messages électroniques ou modifier chaque document individuel si vous le souhaitez.

Répétez cette opération pour les autres types de documents pour lesquels vous souhaitez utiliser le publipostage. En plus des lettres (qui peuvent être n'importe quel type de document, y compris des certificats et des coupons), vous pouvez choisir des e-mails, des enveloppes, des étiquettes ou des répertoires comme type de document. Word dispose également d'un assistant de fusion et publipostage étape par étape (sous l'onglet Publipostage> bouton Démarrer le publipostage), qui vous guide essentiellement tout au long du processus ci-dessus.

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