Examen de Microsoft Office 2016

Examen de Microsoft Office 2016

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Notre avis

La suite Office populaire de Microsoft ajoute une multitude de fonctionnalités de collaboration vitales, mais limite bon nombre de ses meilleures nouvelles fonctionnalités aux clients professionnels.

Pour

  • Fonctionnalités de collaboration puissantes
  • Puissante fonctionnalité de groupes personnalisés
  • Planificateur utile

Contre

  • Pas de co-édition en temps réel pour PowerPoint ou Excel
  • Ne s'adapte pas au mode tablette
  • Peu d'améliorations pour les utilisateurs à domicile

Verdict du magazine pour ordinateur portable

La suite Office populaire de Microsoft ajoute une multitude de fonctionnalités de collaboration vitales, mais limite bon nombre de ses meilleures nouvelles fonctionnalités aux clients professionnels.

Avantages

  • +

    Fonctionnalités de collaboration puissantes

  • +

    Puissante fonctionnalité de groupes personnalisés

  • +

    Planificateur utile

Les inconvénients

  • -

    Pas de co-édition en temps réel pour PowerPoint ou Excel

  • -

    Ne s'adapte pas au mode tablette

  • -

    Peu d'améliorations pour les utilisateurs à domicile

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Il y a quelques années, Microsoft était le leader incontesté des suites de productivité, mais avec Google Docs et une foule d'applications bureautiques gratuites qui lui pincent les talons, l'entreprise doit montrer qu'Office et ses services cloud associés valent le coup, tant pour les entreprises et les utilisateurs à domicile. Plutôt que de réinventer la roue avec une nouvelle interface utilisateur élégante ou d'ajouter une tonne de fonctionnalités géniales, Office 2016 se concentre carrément sur la collaboration, ce qui permet aux équipes de communiquer plus facilement, de modifier les mêmes documents et de planifier des projets ensemble. Les organisations trouveront beaucoup à aimer tandis que les consommateurs verront quelques nouveaux avantages de la suite, qui est disponible en téléchargement gratuit pour toute personne abonnée au service Office 365 de Microsoft (à partir de 6,99 $) ou dans une version limitée en boîte pour 139,99 $.

Cependant, Microsoft a laissé beaucoup de place à l'amélioration dans les futures mises à niveau, omettant certaines fonctionnalités importantes et n'intégrant pas complètement Office 2016 avec le nouveau système d'exploitation Windows 10 de l'entreprise. Voici sept choses que nous aimons dans Office 2016 et deux que nous n'aimons pas.

Le bon

Word 2016 Co-édition avec chat

Pendant des années, Google Docs a eu une fonctionnalité qui le rend nettement meilleur pour la collaboration qu'Office : l'édition en temps réel. Office 2016 ajoute cette capacité à Word et intègre les conversations vidéo Skype avec vos coéquipiers pour faire bonne mesure. Mieux encore, cela fonctionne aussi bien dans les applications Word Web que de bureau.

Après avoir ouvert un document, cliqué sur le bouton Partager et donné des autorisations à un ami, il m'a rejoint et j'ai pu voir son nom et son curseur changer de ligne de texte en temps réel, sans décalage perceptible. Ce processus a parfaitement fonctionné, que lui ou moi utilisions le client de bureau Word 2016 ou l'application Web Word dans un navigateur.

J'ai ouvert l'onglet Partager et j'ai pu voir une liste de personnes autorisées à modifier ce document, avec une liste de ceux qui le modifient actuellement apparaissant au-dessus d'une règle verticale. Alors que je survolais les noms, des icônes sont apparues pour lancer un appel, envoyer un message instantané, démarrer un chat vidéo ou envoyer un e-mail. Si les utilisateurs étaient en ligne, utilisant Skype Entreprise et faisant partie du même compte organisationnel, Word les indiquait comme disponibles.

Lorsque j'ai appuyé sur le bouton d'appel vidéo sur le nom de mon ami, Skype Entreprise est apparu et a lancé un appel pour nous afin que nous puissions discuter tout en modifiant un document. Avec Skype minimisé, la vidéo de mon ami est apparue comme une petite fenêtre flottante au-dessus du document, nous avions donc beaucoup de place pour éditer le contenu tout en continuant à voir les visages les uns des autres. Cependant, pour envoyer un message ou appeler quelqu'un, vous devez soit utiliser Skype Entreprise au sein de la même organisation, soit, si vous utilisez Skype, l'e-mail des utilisateurs doit figurer dans votre liste de contacts ou être lié à un compte Skype public.

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Partage simple, pièces jointes cloud dans Outlook

Office 2016 facilite particulièrement l'invitation d'autres personnes à consulter et à modifier les mêmes documents. Un bouton Partager se trouve sur le côté droit de la barre d'outils dans les principales applications de bureau : Word, Excel et PowerPoint.

La plus grande innovation de partage d'Office 2016 n'apparaît pas dans les principales applications de documents (Word, Excel, PowerPoint), mais dans la fonction de pièce jointe d'Outlook. Microsoft sait que les utilisateurs téléchargent souvent des documents basés sur le cloud, puis envoient les fichiers par e-mail plutôt que d'envoyer à leurs collègues un lien pour modifier les documents dans le cloud. C'est parce que la définition des autorisations peut être très compliquée. Qui veut envoyer un lien par e-mail à quelqu'un et découvrir ensuite qu'il ne peut pas l'ouvrir ou qu'il peut l'ouvrir mais pas le modifier ?

Dans Outlook 2016, lorsque vous joignez un document stocké dans votre dossier OneDrive et que vous l'envoyez par e-mail à quelqu'un, le destinataire reçoit automatiquement des autorisations de modification. Si cette personne utilise Outlook, le document apparaît même sous la forme d'une icône de pièce jointe que la personne peut ouvrir. Un peu ennuyeux, cependant, lorsque j'ai double-cliqué sur la pièce jointe d'un document Word que j'ai reçu, j'ai d'abord été dirigé vers le navigateur Web et on m'a demandé si je voulais ouvrir le document plutôt que d'aller directement au client Word ou à l'application Word.

Pour faciliter encore plus l'envoi de documents dans Outlook, la fenêtre de composition de courrier affiche une liste d'une douzaine de fichiers récents, à la fois locaux et basés sur le cloud, lorsque vous appuyez sur l'icône du trombone. S'il s'agit d'un fichier sur lequel vous avez travaillé récemment, vous n'aurez pas à parcourir votre disque dur à sa recherche.

Groupes d'utilisateurs personnalisés que tout utilisateur peut créer

Dans la plupart des organisations qui utilisent Office, si vous souhaitez communiquer avec toutes les personnes impliquées dans un projet particulier ou travaillant dans un service particulier, vous avez deux choix : demander au service informatique de créer une adresse postale de groupe pour vous ou n'oubliez pas de mettre en copie tous les bonnes personnes sur chaque message.

Cependant, avec Outlook 2016, les utilisateurs organisationnels peuvent créer leurs propres groupes personnalisés et inviter des personnes à ces groupes à volonté. Tous les groupes auxquels vous êtes abonné apparaissent sous votre liste de boîtes de messagerie dans le volet gauche d'Outlook. Lorsque vous sélectionnez un groupe, vous pouvez voir une liste de conversations thématiques des membres et vous pouvez également afficher un calendrier partagé pour le groupe, un répertoire de fichiers OneDrive et un bloc-notes OneNote. Après avoir accepté votre invitation, les membres peuvent également ajouter des personnes au groupe.

J'ai créé un nouveau groupe appelé 'AvramsTestGroup' en cliquant avec le bouton droit sur l'en-tête Groupes et en sélectionnant Nouveau groupe. J'ai ensuite été invité à choisir un nom pour mon groupe et à le définir comme public ou privé pour les membres invités. Le logiciel ne m'a pas permis d'ajouter quelqu'un avec une adresse e-mail extérieure à l'organisation.

J'ai configuré mon groupe pour recevoir des e-mails de l'extérieur de l'organisation et j'ai ensuite pu envoyer un message de mon compte Gmail au groupe. Cependant, par défaut, les groupes ne peuvent recevoir que des communications internes à l'organisation.

Malheureusement, les utilisateurs à domicile n'ont pas accès à la fonctionnalité Groupes ; seuls les clients commerciaux et éducatifs le font.

Le planificateur aide à gérer les projets

Que votre groupe travaille sur un projet partagé ou qu'il n'ait que quelques tâches à effectuer, vous pouvez suivre le travail de chacun dans la nouvelle application Web Planner. Lorsque j'ai ouvert le Planner Hub, un tableau de bord Web avec navigation vers tous les 'plans' (ou tâches) de l'organisation, j'ai vu une liste des plans disponibles dans le volet de gauche et des vignettes représentant l'état de chaque plan dans le volet de droite. , chaque vignette indiquant le nombre de tâches non terminées et le nombre de tâches en retard, non démarrées ou en cours. Par défaut, chaque groupe est répertorié en tant que 'plan' et vous ne pouvez pas créer plusieurs plans pour le même groupe. Mais j'ai pu créer un plan sans d'abord créer un groupe et y affecter des utilisateurs.

Lorsque j'ai ouvert un plan existant, on m'a présenté un ensemble de colonnes, chacune avec une liste de tâches - présentées sous forme de cartes - en dessous. La colonne la plus à gauche est une colonne de tâches générique, tandis que les autres sont des compartiments personnalisés vers lesquels vous pouvez faire glisser des tâches. Dans l'exemple de plan 'Coho Sales Team' que Microsoft m'a montré, il y avait des compartiments pour le développement de propositions, les révisions et les approbations, et le lancement des opportunités. La carte de chaque tâche indiquait le titre de la tâche, sa date d'échéance et le nom de la personne à qui elle était assignée. Si le destinataire avait joint un document ou une photo à la tâche, une capture d'écran du fichier apparaissait sur la carte.

Cliquez sur l'icône Graphiques en haut de l'écran pour afficher un graphique circulaire coloré du nombre de tâches terminées, en cours, en retard ou non démarrées. Un long graphique à barres à côté affiche les noms de chaque participant avec une barre représentant le nombre de leurs tâches en cours ou terminées.

Lors de la création ou de la modification d'une tâche, vous pouvez écrire une description, ajouter des pièces jointes ou des liens, modifier le statut, ajuster les dates de début/fin ou ajouter des commentaires. Les tâches sont destinées à être visualisées non seulement par le cessionnaire, mais également par les autres membres du groupe qui peuvent voir les fruits de leur travail et ajouter leurs commentaires ici. Il est facile de voir Planner remplacer les applications de gestion de projet tierces telles que Basecamp, qui offrent un service similaire mais ne s'intègrent pas à Office. Il existe également le propre logiciel Project de Microsoft, qui coûte plus cher (25 $ par utilisateur et par mois pour Office 365) et est beaucoup plus complexe.

Le planificateur est toujours en avant-première et n'apparaîtra dans un premier temps dans l'interface Web que pour les organisations qui font partie du programme 'Fire Release' de Microsoft pour les premiers utilisateurs. Il ne sera pas initialement disponible pour les consommateurs.

Nouveaux graphiques Excel

Microsoft a ajouté six nouveaux types de graphiques à Excel, qui vous permettent de présenter les données de manière nouvelle et attrayante. Le plus intrigant d'entre eux est le graphique en cascade, qui montre des barres verticales pointant vers le haut ou vers le bas à partir d'une ligne de base, celles en dessous de la ligne montrant des pertes tandis que celles au-dessus montrent des gains. Bien que Microsoft affirme que la cascade est bonne pour les données financières, nous pouvons également imaginer qu'elle soit utilisée pour suivre d'autres résultats mitigés, tels que les pages Web d'un site dont le trafic a augmenté ou diminué.

La liste des autres nouveaux graphiques comprend la carte arborescente, une visualisation en mosaïque de la valeur de différents éléments les uns par rapport aux autres (ex : livres d'art par rapport aux livres pour enfants et aux romans d'amour) et le graphique Sunburst, qui transforme ces données en un tarte- cercle en forme de graphique.

Plus important encore, la fonctionnalité de graphiques d'Excel peut désormais effectuer des prévisions pour vous. Par exemple, lorsque j'ai mis en surbrillance trois années de données sur les revenus d'une maison d'édition et que j'ai sélectionné l'option de prévision, Excel m'a présenté un graphique linéaire indiquant les revenus projetés de l'année suivante en orange. Lorsque j'ai mis en évidence 12 mois de données, il m'a montré un graphique mensuel avec des projections pour les trois prochains mois après la période que j'avais sélectionnée.

Les thèmes de bureau apportent une touche de couleur

Les barres et les rubans d'Office 2013 sont d'un blanc éclatant qui les rend vraiment difficiles à regarder et à distinguer les uns des autres, en particulier lorsque vous exécutez Windows 10, qui donne à la plupart des programmes une barre de titre blanche par défaut.

Office 2016 vous permet de choisir entre ce thème blanc pur, un thème gris foncé et le thème coloré , qui est activé par défaut et donne à chaque application une barre de titre et un en-tête de ruban qui correspondent à sa couleur d'accent traditionnelle. Il y a du bleu pour Word, du bleu clair pour Outlook, du vert pour Excel et du rouge pour PowerPoint. Avec plusieurs de ces programmes ouverts en même temps, j'ai pu dire rapidement et facilement que je regardais une présentation ou un document Word, simplement à partir du jeu de couleurs de l'interface utilisateur qui l'entourait.

Recherche intelligente

Si vous visualisez ou modifiez un document et que vous voyez un mot ou une phrase sur lequel vous souhaitez en savoir plus, vous pouvez simplement le mettre en surbrillance, cliquer avec le bouton droit et sélectionner Recherche intelligente. Ensuite, un volet apparaîtra sur le côté droit de l'application avec des articles et des photos de Bing sur la phrase. Cela fonctionne dans toutes les principales applications Office, y compris Word, Excel, PowerPoint et Outlook, et il tire même un certain contexte du texte environnant que vous n'avez pas mis en surbrillance.

Pour vérifier la capacité de Smart Lookup à tirer ses informations du contexte, j'ai ouvert un nouveau document Word et j'ai écrit deux phrases en utilisant le mot 'notebook', l'une sur l'achat d'un 'ordinateur portable' et l'autre sur l'écriture dans un 'carnet à spirales'. J'ai ensuite mis en surbrillance uniquement le mot 'ordinateur portable' dans chaque phrase et lancé Smart Lookup. Dans le premier cas, j'ai vu des photos et du contenu sur les ordinateurs portables, mais dans le second, on ne m'a montré que des informations sur les cahiers papier.

Bien que ce soit une fonctionnalité utile, ce n'est pas vraiment une fonctionnalité originale. Le navigateur Edge de Microsoft possède une fonctionnalité presque identique appelée Ask Cortana, qui se déclenche lorsque vous mettez en surbrillance et cliquez avec le bouton droit sur du texte sur une page Web. Le menu contextuel de Google Chrome vous permet de 'rechercher sur Google' le terme en surbrillance, mais ses résultats génèrent un nouvel onglet.

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Le mauvais

Pas de co-édition en temps réel pour Excel, PowerPoint

Bien que Word vous permette de modifier le même document que d'autres utilisateurs en temps réel à l'aide du client de bureau, Excel et PowerPoint ne le permettent pas. Si vous utilisez les applications Web pour l'un ou l'autre programme, vous pouvez modifier un document en même temps que d'autres et vous verrez leurs modifications apparaître, mais pas en temps réel.

Lorsqu'un ami et moi avons tenté de modifier la même présentation en même temps dans l'application Web, le coin supérieur de la fenêtre affichait une liste des personnes en cours de modification. Et lorsque mon ami a fait une modification, je pouvais voir une petite icône orange apparaître sur la diapositive qu'il était en train d'éditer, mais il a fallu plusieurs secondes pour que ses modifications apparaissent sur mon écran. Je n'ai pas non plus vu son nom flotter au-dessus de ces changements pendant qu'il tapait, et je ne pouvais pas non plus voir sa frappe comme je le pouvais sur Word. Nous ne pouvions pas modifier le même document si l'un de nous l'avait ouvert dans l'application de bureau PowerPoint ou Excel.

En revanche, Google Docs vous permet de voir les modifications en temps réel et sans décalage dans les documents de traitement de texte, les feuilles de calcul et les présentations. Il est facile d'imaginer que Microsoft apportera éventuellement la fonctionnalité de co-édition à PowerPoint et Excel, mais pour l'instant, la société n'a pas annoncé de plans ni de calendrier.

N'ajuste pas l'interface utilisateur en fonction du mode tablette

Comme les versions précédentes d'Office, 2016 vous permet d'activer un mode tactile, qui agrandit légèrement et espace les icônes de son menu ruban pour faciliter le ciblage des doigts. Cependant, vous devez basculer entre les modes tactile et souris manuellement, en appuyant sur une petite icône dans le coin supérieur gauche de l'une des fenêtres de l'application et en sélectionnant un menu déroulant. Comme il s'agit d'un produit Microsoft fonctionnant sous Windows 10, nous espérions qu'il deviendrait automatiquement tactile lorsque nous passerions du mode bureau au mode tablette, par exemple en détachant le clavier d'une tablette Surface.

Bien que les icônes sur le ruban soient beaucoup plus faciles à cibler en mode tactile, la plupart des autres parties de l'interface utilisateur, telles que la zone d'édition des cellules ou les boîtes de dialogue pour modifier les propriétés du graphique, sont aussi petites qu'elles le sont en mode souris. mode, ce qui les rend plus difficiles à cliquer.

Mises à jour et versions gratuites

Toute personne déjà abonnée à Office 365 - en tant qu'utilisateur à domicile, entreprise ou client d'entreprise - est immédiatement éligible à la mise à niveau gratuite vers Office 2016. Les utilisateurs ou les organisations utilisant des logiciels en boîte devront acheter un abonnement ou une copie en boîte. Nous recommandons fortement l'abonnement, car il fournit plus de logiciels (ex : Outlook) et les futures mises à jour.

Les consommateurs qui craignent les frais mensuels peuvent acheter Office Home & Student, qui coûte 139,99 $ en achat unique et s'exécute sur un ordinateur, mais n'inclut pas Outlook, Publisher ou Access. Pour 6,99 $ par mois, Office 365 Personal vous offre un abonnement pour utiliser toutes les applications et 1 To de stockage en nuage ; Office 365 Home à 9,99 $ vous offre la même chose sur cinq ordinateurs. Vous pouvez économiser de l'argent en achetant une carte-clé qui comprend une clé de produit avec les 12 premiers mois prépayés. Amazon a actuellement un an de Office 365 Personnel pour 59,99 $ et Office 365 Famille pour 69,99 $.

Les organisations comptant jusqu'à 300 employés paient 12,50 $ par utilisateur et par mois pour Office 365 Business Premium, qui comprend toutes les principales applications de bureau ainsi que la messagerie électronique. Les entreprises de plus de 300 utilisateurs doivent acheter un forfait Entreprise, qui coûte 20 $ par utilisateur et par mois pour des services similaires.

Conclusion

Si vous êtes déjà abonné à Office 365, vous adorerez les améliorations proposées par Microsoft et vous devriez télécharger votre mise à niveau gratuite immédiatement. Les utilisateurs à domicile bénéficieront grandement des thèmes améliorés, de la recherche intelligente et des graphiques Excel améliorés. Les utilisateurs professionnels devraient être particulièrement enthousiasmés par les outils de collaboration améliorés, en particulier la co-édition en temps réel dans Word, les pièces jointes basées sur le cloud dans Outlook et la fonctionnalité de groupes personnalisée. Si votre entreprise est abonnée, demandez à votre service d'assistance de vous mettre à niveau dès que possible. En fonction de votre politique informatique, vous pouvez même être autorisé à exécuter la mise à niveau vous-même.

Si vous êtes un utilisateur à domicile avec une ancienne version d'Office et sans abonnement, les nouvelles fonctionnalités peuvent ne pas fournir suffisamment de raisons pour effectuer une mise à niveau. Les utilisateurs de Google Docs ont un choix difficile, car Office 2016 fournit un formatage beaucoup plus avancé, des macros et d'autres outils, mais il n'a toujours pas de co-édition en temps réel pour les feuilles de calcul et les présentations comme le fait Docs. Cependant, si vous n'avez pas besoin de cette fonctionnalité mais que vous souhaitez le package de productivité globale le plus avancé du marché, Office 2016 est votre meilleur choix.

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Spécifications Microsoft Office 2016

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